Sprawozdanie finansowe – z jakich elementów się składa?

Sprawozdanie finansowe i jego elementy składowe

28 października 2025

Oceń artykuł:

(5/5)

Udostępnij artykuł:

28 października 2025

Oceń artykuł:

(5/5)

Udostępnij artykuł:

Sprawozdanie finansowe musi być sporządzone zgodnie z obowiązującymi standardami i przepisami, a jego brak może skutkować karami”.

Chcesz posłuchać artykułu ?

Jako przedsiębiorca na pewno doskonale wiesz, jak ważna jest przejrzystość finansowa i rzetelna ocena kondycji Twojej firmy. Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument, który nie tylko spełnia wymogi prawne, ale przede wszystkim pozwala zrozumieć, jak naprawdę działa Twoje przedsiębiorstwo. W tym artykule wyjaśniam, czym dokładnie jest takie sprawozdanie, kto musi je składać, jakie elementy powinno zawierać oraz jak prawidłowo je przygotować i podpisać, by uniknąć problemów z urzędami.

Sprawozdanie finansowe – co to takiego?

Jest to dokument, który przedstawia sytuację finansową przedsiębiorstwa za określony okres, zwykle za rok obrotowy. Zawiera informacje o majątku firmy, jej przychodach, kosztach, zyskach i stratach oraz o źródłach finansowania tego majątku.

Ma ono znaczenie nie tylko dla samego przedsiębiorcy, lecz także dla inwestorów, instytucji finansowych, urzędów oraz kontrahentów, którzy na jego podstawie oceniają sytuację finansową firmy i podejmują decyzje biznesowe.

Przedsiębiorcy, którzy prowadzą pełną księgowość i są wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), mają obowiązek rozliczenia sprawozdania finansowego w KRS lub u Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego*.

* dzień bilansowy – zgodnie z Ustawą o rachunkowości jest to moment zamknięcia ksiąg rachunkowych i ustalenia wartości aktywów, pasywów oraz wyniku finansowego jednostki. Dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe, najczęściej jest to 31 grudnia, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składa się z trzech podstawowych części:

Element sprawozdania finansowego	Funkcja i opis
1. Bilans	Pokazuje stan majątku firmy (aktywa) oraz źródła jego finansowania (pasywa) na konkretny dzień, zwykle na koniec roku obrotowego. Jest statycznym obrazem sytuacji finansowej i musi być zrównoważony (suma aktywów = suma pasywów).
2. Rachunek zysków i strat	Przedstawia przychody, koszty oraz wynik finansowy (zysk lub stratę) za dany okres. Pokazuje, jak firma zarobiła lub straciła pieniądze w trakcie roku, czyli obraz dynamiczny działalności.
3. Informacja dodatkowa	Zawiera wyjaśnienia i uzupełnienia do danych liczbowych z bilansu i RZiS + opis zasad rachunkowości, metody wyceny, informacje o istotnych zdarzeniach po dniu bilansowym oraz inne objaśnienia niezbędne do pełnego zrozumienia sprawozdania.

Te trzy podstawowe elementy sprawozdania finansowego razem dają kompleksowy obraz kondycji finansowej firmy. Dodam jeszcze, że w niektórych sytuacjach dokument ten może obejmować również 2 dodatkowe elementy.

Są to: rachunek przepływów pieniężnych, który przedstawia zestawienie faktycznych wpływów i wydatków gotówki w firmie, oraz zestawienie zmian w kapitale własnym, pokazujące, jak zmieniała się wartość kapitału firmy w danym okresie.

Dotyczy to jednostek, które nie są mikro- ani małymi przedsiębiorstwami, a także jednostek podlegających obowiązkowemu badaniu sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta. Należą do nich m.in.:

Sprawozdanie finansowe – dokładna zawartość

Taki dokument powinien zawierać następujące informacje:

1. Informacje wprowadzające:

nazwa firmy i adres jej siedziby,
okres, którego dotyczy,
data sporządzenia dokumentu,
informacja, czy obejmuje ono dane łączne (jeśli firma ma kilka jednostek),
informacja o założeniu kontynuacji działalności lub ewentualnych zagrożeniach jej kontynuacji,
opis zasad i metod stosowanych przy sporządzaniu sprawozdania, np. metody wyceny aktywów i pomiaru wyniku finansowego.

Jest to część, która pomaga zrozumieć kontekst i podstawy sporządzenia dokumentu.

2. Bilans:

wykaz aktywów trwałych i obrotowych (np. środki trwałe, zapasy, należności),
wykaz pasywów, czyli źródeł finansowania (kapitał własny, zobowiązania),
inwestycje długoterminowe,
rozliczenia międzyokresowe,
spis zapasów i należności krótkoterminowych,
bilans musi być sporządzony na dzień kończący rok obrotowy oraz na dzień otwarcia roku.

Ta część pokazuje, co firma posiada i w jaki sposób to sfinansowała.

3. Rachunek zysków i strat:

Tutaj widzimy, jak firma sobie radziła – czy zarobiła, czy może straciła pieniądze w trakcie roku obrotowego.

4. Informacje dodatkowe:

Często przygotowuje się też sprawozdanie z działalności jednostki (czyli do sprawozdania finansowego dołącza się sprawozdanie z działalności).

Powinno ono zawierać:

opis zdarzeń istotnych dla firmy w roku obrotowym i po jego zakończeniu,
ocenę sytuacji finansowej i wyników działalności,
informacje o ryzykach i zagrożeniach,
prognozy rozwoju firmy,
informacje o posiadanych oddziałach i udziałach własnych,
opis stosowanych instrumentów finansowych i zarządzania ryzykiem.

Można zauważyć, że sprawozdanie to dokument, który pokazuje, co firma posiada, jakie ma zobowiązania, ile zarobiła lub straciła, oraz jakie zasady stosuje przy wycenie majątku i wyników. Dzięki temu przedsiębiorca i inni interesariusze mogą ocenić kondycję finansową firmy, a w efekcie mogą też podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składane do KRS musi być przygotowane w formie elektronicznej. Oznacza to, że powinno być zapisane w określonym formacie i strukturze pliku oraz podpisane profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym.

Niezależnie od tego, czy planujesz składać sprawozdanie finansowe przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (system RDF), czy przez system S24, musi ono być przygotowane jako jeden plik XML. Powinien więc zawierać wszystkie części sprawozdania: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową.

Plik XML to tekstowy format danych, w którym informacje są uporządkowane i opisane za pomocą znaczników. Ponadto plik ten musi być zgodny ze schematem XSD, który określa strukturę danych sprawozdania. Obowiązujące wzory i formaty sprawozdań dla przedsiębiorców wpisanych do KRS można znaleźć w oficjalnych strukturach e-Sprawozdań. Musisz wiedzieć, że plik, który nie spełnia tych wymagań, nie zostanie zaakceptowany przez system.

Aby upewnić się, że plik XML jest poprawnie przygotowany i zostanie przyjęty przez system do składania e-sprawozdań, możesz skorzystać z narzędzi online do walidacji plików XML. Wiele z nich jest dostępnych zupełnie za darmo.

Dodam jeszcze, że Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatnie narzędzie do tworzenia sprawozdań finansowych przez podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS. Korzystając z tej aplikacji możesz mieć pewność, że plik sprawozdania finansowego spełnia wymagania przewidziane w ustawie.

Aplikację znajdziesz tutaj: Aplikacja e-sprawozdania finansowe.

Jak podpisać sprawozdanie finansowe?

Główna zasada jest taka, że sprawozdanie musi być podpisane elektronicznie (np. profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) i złożone wyłącznie w formie elektronicznej.

W przypadku firm wpisanych do KRS składanie sprawozdania jest bezpłatne, jeśli robi się to przez RDF, natomiast składanie przez portal S24 jest odpłatne. Ten drugi przypadek dotyczy m.in. spółek z zarządem bez numeru PESEL.

Kto nie musi składać sprawozdań finansowych?

Spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie nie są zobowiązane do sporządzania sprawozdania finansowego. Pod warunkiem, że ich przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekraczają równowartości 2,5 mln euro w walucie polskiej (czyli złotych), i nie prowadzą pełnej księgowości.

W takim przypadku są jednak zobowiązane do złożenia w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) elektronicznego oświadczenia potwierdzającego brak obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego jednostki. Termin na złożenie tego oświadczenia wynosi 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Potrzebny będzie m.in. nr KRS.

Oświadczenie składa się przez Portal Rejestrów Sądowych, zazwyczaj bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). W niektórych sytuacjach, gdy brak jest osoby uprawnionej do reprezentacji z numerem PESEL ujawnionym w KRS, oświadczenie należy złożyć odpłatnie przez system S24.

Bezpłatna forma jest dostępna dla przedsiębiorców, których zgłoszenie dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji i posiadająca ujawniony numer PESEL w KRS.

Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Nie każdy zdaje sobie sprawę z faktu, że istnieją specjalne sankcje za niezłożenie sprawozdania. Mogą to być m.in.:

kara grzywny nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu), która może wynosić od 10 do 720 stawek dziennych,
kara ograniczenia wolności dla kierownika jednostki, trwająca od miesiąca do 2 lat,
wszczęcie postępowania przymuszającego przez Krajowy Rejestr Sądowy (KRS),
rozwiązanie spółki i jej wykreślenie z KRS,
ustanowienie kuratora do prowadzenia spraw firmy.

KRS wzywa spółki, które nie złożyły sprawozdania, do jego dostarczenia w ciągu 7 dni pod groźbą nałożenia kary lub rozwiązania spółki. Jeśli mimo wezwania sprawozdanie nie zostanie złożone za dwa kolejne lata obrotowe, sąd może z urzędu rozwiązać podmiot i wykreślić go z rejestru bez przeprowadzania likwidacji. Może też ustanowić kuratora, który przejmie prowadzenie spraw firmy.

Co ciekawe, przepisy nie przewidują wyjątków związanych z żadnymi sytuacjami losowymi, np. awarią systemu czy brakiem prądu – niezłożenie sprawozdania na czas zawsze pociąga za sobą konsekwencje.

Więcej na temat sprawozdań znajdziesz w poprzednim wpisie: Analiza sprawozdania finansowego.

Podsumowanie

Sprawozdanie to dokument, który przedstawia pełny obraz sytuacji finansowej firmy za dany okres, obejmując bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe. Jest ono niezbędne zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla inwestorów czy instytucji finansowych, które na jego podstawie podejmują decyzje.

FAQ

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera kluczowe informacje o stanie finansowym przedsiębiorstwa za wybrany okres, najczęściej za rok obrotowy. Obejmuje dane dotyczące majątku firmy, jej przychodów, kosztów oraz osiągniętego wyniku finansowego, czyli zysku lub straty. Na podstawie tego dokumentu można ocenić sytuację finansową firmy i podejmować świadome decyzje biznesowe.

Kiedy trzeba złożyć sprawozdanie finansowe?

Spółki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) mają trzy miesiące na przygotowanie sprawozdania finansowego licząc od dnia bilansowego. W przypadku, gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 31 marca.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Oznacza to czas do 30 czerwca, pod warunkiem, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający, który będzie się różnił w zależności od statusu prawnego danej jednostki.

Szczegóły znajdziesz tutaj: Kiedy trzeba przygotować sprawozdanie?

Co składa się na sprawozdanie finansowe?

Elementy sprawozdania finansowego to:

informacje wprowadzające,
bilans,
rachunek zysków i strat,
rachunek przepływów pieniężnych (jeśli wymagany),
zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli wymagane),
informacje dodatkowe,
załączniki (w zależności od wymogów).

Kto sporządza sprawozdanie z działalności?

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają firmy, które zgodnie z Ustawą o rachunkowości muszą prowadzić księgi rachunkowe, np. ze względu na wysokość przychodów lub formę prawną działalności. Obowiązek ten dotyczy także przedsiębiorstw, które dobrowolnie zdecydowały się na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tą ustawą.

Gdzie należy złożyć sprawozdanie finansowe?

Sprawozdania składa się w różnych miejscach, w zależności od statusu prawnego i formy działalności firmy. Wygląda to następująco:

Jednostki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) składają sprawozdania finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) prowadzący księgi rachunkowe i mający obowiązek sporządzania tych dokumentacji składają je do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Mogą to zrobić za pomocą bezpłatnej aplikacji. To samo dotyczy podatników podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy muszą sporządzać sprawozdania.

Dodam jeszcze, że spółki cywilne nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do KRS ani do żadnej innej instytucji.

Spis treści Ukryj

1 Sprawozdanie finansowe i jego elementy składowe

1.1 Sprawozdanie finansowe – co to takiego?

1.2 Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

1.3 Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?

1.4 Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?

1.5 Podsumowanie

1.6 FAQ

Autor: Mateusz Laska

Specjalizuje się w wycenie przedsiębiorstw, modelowaniu finansowym, badaniu due diligence, analizie funduszy inwestycyjnych, emitentów akcji i obligacji, ze szczególnym naciskiem na sektor deweloperski/budowlany oraz branżę pożyczkową/windykacyjną. W dotychczasowej karierze zawodowej odpowiedzialny za badanie zdolności kredytowej emitentów, strukturyzowanie transakcji oraz kontakt z inwestorami instytucjonalnymi (TFI, OFE). Aktualnie właściciel Corporate Mind Sp. z o.o. – firmy konsultingowej, która świadczy usługi finansowe dla przedsiębiorstw. Poprzednio dyrektor ds. Inwestycji w jednym z wiodących domów maklerskich na polskim rynku kapitałowym, gdzie nadzorował oraz koordynował transakcje kapitałowe o wartości ponad 600 mln w latach 2018 – 2023.