Przejdź do treści
Sprawozdania finansowe online – z czego się składają i gdzie można je złożyć?
Chcesz posłuchać artykułu ?
Z tego artykułu dowiesz się:
1. Czym są e-sprawozdania finansowe.
2. Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS.
3. Kto musi je składać, a kto nie ma takiego obowiązku?
Sprawozdania finansowe online to temat, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Czy musisz je składać? W jakim formacie? Jakie elementy są obowiązkowe? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w tym praktycznym artykule, który pomoże Ci przejść przez całą procedurę bez zbędnych komplikacji. Zapraszam do lektury!
Jakie są elementy sprawozdania finansowego?
Zaczniemy sobie od wyjaśnienia, z czego składa się typowe sprawozdanie finansowe (SF). W tym celu przygotowałem krótką tabelę, która opisuje każdy z podstawowych elementów tego dokumentu.
| Element SF | Funkcja |
|---|---|
|
Informacje wprowadzające |
Zawierają podstawowe dane o jednostce (nazwa, adres, data, okres sprawozdawczy), wyjaśnienia dotyczące zasad rachunkowości oraz deklarację kontynuacji działalności. |
|
Bilans |
Prezentuje składniki majątku (aktywa) oraz źródła ich finansowania (pasywa) na konkretny dzień bilansowy; pokazuje stan finansowy przedsiębiorstwa i równowagę bilansową. |
|
Rachunek zysków i strat |
Pokazuje wynik finansowy za dany okres, prezentując przychody, koszty, zyski i straty, co pozwala ocenić efektywność i rentowność działalności. |
|
Informacje dodatkowe |
Uzupełniają dokument o szczegółowe objaśnienia dotyczące zasad rachunkowości, metod wyceny oraz inne istotne informacje, zwiększając przejrzystość dokumentu. |
W niektórych przypadkach znajdziemy tam również 2 dodatkowe elementy. Pierwszy z nich to rachunek przepływów pieniężnych (RPP), który ukazuje rzeczywiste przepływy środków pieniężnych (wpływy i wydatki). Pozwala więc ocenić płynność finansową i zdolność generowania gotówki.
Drugim dodatkowym elementem jest zestawienie zmian w kapitale własnym. Wyjaśnia on zmiany, jakie zaszły w tym kapitale, pokazując strukturę udziałów i transakcje z właścicielami, np. emisje akcji czy wypłaty dywidend.
Dodam jeszcze, że wspomniane dodatkowe elementy przygotowują tylko te podmioty, które podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przejrzyj te wpisy:
Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?
Należy zacząć od przygotowania dokumentów i danych księgowych. Obejmuje to sprawdzenie kompletności i poprawności księgowań wszystkich dowodów księgowych, które dokumentują operacje gospodarcze za dany rok.
Następnie przechodzimy do zebrania danych niezbędnych do sporządzenia poszczególnych części sprawozdania, czyli bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych. W niektórych przypadkach dodaje się również rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym oraz informacje dodatkowe.
Kolejny krok to sporządzenie poszczególnych elementów SF. Zaczynamy więc od wprowadzenia zawierającego podstawowe informacje o jednostce i zasadach rachunkowości. Przechodzimy przez bilans, RZiS oraz informacje dodatkowe, które obejmuje szczegółowe objaśnienia i uzupełnienia do danych liczbowych zawartych w pozostałych częściach dokumentu.
Następnie przechodzimy do podpisania i zatwierdzenia sprawozdania. Dokument musi zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub za pomocą profilu zaufanego. Trzeba pamiętać o dołączeniu uchwał o zatwierdzeniu SF oraz o podziale zysku lub pokryciu straty.
W przypadku jednostek podlegających badaniu, dołączenie opinii biegłego rewidenta lub sprawozdania z badania. Ostatni krok to złożenie dokumentu. Termin złożenia SF do właściwego rejestru (np. KRS) wynosi zwykle do 15 dni (po wcześniejszym zatwierdzeniu), a najpóźniej do 30 czerwca roku następującego po roku obrotowym.
Gdzie składa się sprawozdania online?
Zacznijmy od tego, że sprawozdanie finansowe i towarzyszące mu dokumenty możesz złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego tylko w formie elektronicznej. Dotyczy to również oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia SF.
Proces wysyłki sprawozdania finansowego online przez portal eKRS można opisać w następujących krokach:
- Wejdź na stronę portalu eKRS.
- Jeśli nie masz konta, musisz się zarejestrować. W tym celu załóż konto w portalu eKRS lub S24, autoryzując je profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Jeśli konto już posiadasz, przejdź do logowania.
- Zaloguj się na swoje konto, podając adres e-mail i hasło.
- Po zalogowaniu się na swoje konto, wybierz opcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.
- Kliknij „Dodaj zgłoszenie” i wpisz nr KRS spółki, dla której składasz SF.
- Zweryfikuj dane firmy wyświetlone na ekranie i kliknij „Dalej”.
- Uzupełnij nazwę roboczą zgłoszenia (np. „Sprawozdanie finansowe za rok 2024”) oraz okres sprawozdawczy (np. 01-01-2024 do 31-12-2024).
- Wybierz rodzaj zgłoszenia: „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”.
- Dodaj dokumenty – załaduj plik XML sprawozdania (JPK_SF), a także zeskanowane i podpisane uchwały (np. o zatwierdzeniu sprawozdania, podziale zysku).
- Po dodaniu dokumentów zaakceptuj oświadczenia o podpisach osób odpowiedzialnych za sprawozdanie.
- Zweryfikuj poprawność zgłoszenia – system automatycznie sprawdzi kompletność i poprawność danych.
- Osoby upoważnione do podpisania sprawozdania składają podpis elektroniczny (przez profil zaufany ePUAP lub podpis kwalifikowany).
- Podpisz zgłoszenie, a następnie kliknij „Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych”.
- Otrzymasz potwierdzenie złożenia SF oraz informacje o jego rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Jaki format muszą mieć e-sprawozdania?
Sprawozdanie finansowe składane w formie elektronicznej musi być przygotowane w formacie XML. Jest to standardowy formatem tekstowy, który zawiera uporządkowane dane opisane znacznikami. Plik ten powinien obejmować wszystkie podstawowe elementy SF, czyli bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową.
Dodam jeszcze, że wspomniany plik XML musi być zgodny ze schematem XSD (XML Schema Definition), który definiuje strukturę i zasady tworzenia danych w sprawozdaniach. Plik wygenerowany niezgodnie z tymi strukturami nie zostanie zaakceptowany przez systemy do składania e-sprawozdań.
Kto sporządza sprawozdanie finansowe, a kto nie musi?
Obowiązek sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy przede wszystkim podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości, np. ze względu na osiągane przychody lub formę prawną. Obowiązek ten dotyczy również firm, które dobrowolnie zdecydowały się na prowadzenie ksiąg rachunkowych według przepisów Ustawy o rachunkowości.
Generalnie wymóg ten obejmuje:
- spółki kapitałowe (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością),
- spółki osobowe (np. spółki jawne),
- osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną w CEIDG. Rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej nie ma tu znaczenia – istotny jest sposób ewidencjonowania przychodów i kosztów stosowany w danym przedsiębiorstwie.
Przechodzimy teraz do omówienia równie ważnej kwestii, czyli kto nie musi tego robić. O braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego mówimy w przypadku spółek jawnych, których wspólnikami są osoby fizyczne.
Obowiązku sporządzania tego dokumentu nie maja również półki partnerskie, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 2,5 mln euro w złotych polskich i nie prowadzą pełnej księgowości.
W takiej sytuacji podmioty te muszą złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania w Krajowym Rejestrze Sądowym. Termin na złożenie tego oświadczenia wynosi 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli zakończenia roku obrotowego (rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy).
Oświadczenie należy przekazać do KRS wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych. Zasadniczo odbywa się to bezpłatnie poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), ale jeśli korzystasz w tym celu z systemu S24, to wtedy trzeba za to zapłacić.
Forma bezpłatna jest dostępna dla wszystkich wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, pod warunkiem że zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji danej firmy, której numer PESEL figuruje w rejestrze. W przypadku braku takiej osoby lub profesjonalnego pełnomocnika z ujawniony w KRS numerem PESEL, oświadczenie składa się odpłatnie przez system S24.
Podsumowanie
Przygotowanie i złożenie SF online wymaga znajomości kilku kluczowych zasad oraz spełnienia formalnych wymogów technicznych. Najważniejsze to poprawne skompletowanie danych, przygotowanie pliku w odpowiednim formacie oraz złożenie go przez właściwy portal. Dla części przedsiębiorców przewidziane są pewne uproszczenia, ale każdy musi pamiętać o terminach i podpisie elektronicznym.
Główne wnioski:
1. Obowiązek sporządzania i składania SF dotyczy większości firm prowadzących księgi rachunkowe, niezależnie od formy prawnej.
2. Składanie sprawozdań odbywa się wyłącznie elektronicznie – przez portal eKRS lub system S24, z użyciem podpisu elektronicznego.
3. Przestrzeganie terminów i wymogów technicznych jest kluczowe , dla skutecznego złożenia dokumentów i uniknięcia problemów formalnych.
FAQ
Sprawozdania finansowe KRS
Jaka jest kara za błędy w sprawozdaniu finansowym?
Za błędy w sprawozdaniu grożą poważne konsekwencje prawne. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości osoba odpowiedzialna za sporządzenie nierzetelnego sprawozdania może zostać ukarana grzywną lub karą pozbawienia wolności do 2 lat. W grę wchodzą również obie te kary łącznie.
Ponadto, niezłożenie sprawozdania w KRS w terminie może skutkować nałożeniem grzywny przez sąd rejestrowy (gospodarczy), która w jednym postanowieniu może wynieść do 15 tys. zł, a w przypadku wielokrotnego ignorowania obowiązku suma grzywien może sięgnąć nawet 1 mln zł.
Odpowiedzialność karną ponoszą przede wszystkim członkowie zarządu, którzy mogą również zostać ukarani karą ograniczenia wolności do 2 lat. Warto pamiętać, że w przypadku wykrycia błędów w zatwierdzonym sprawozdaniu możliwe jest dokonanie korekty, co pozwala uniknąć dalszych sankcji, jeśli zostanie to przeprowadzone zgodnie z przepisami.
Jak otworzyć sprawozdanie finansowe XML w Excelu?
Aby otworzyć taki plik, wykonaj następujące kroki:
1. Uruchom program Excel i przejdź do zakładki Dane.
2. Wybierz opcję Pobierz dane > Z pliku > Z pliku XML.
3. Znajdź na dysku plik XML ze sprawozdaniem i kliknij Otwórz.
4.W pojawiającym się oknie dialogowym wybierz, czy chcesz otworzyć plik jako tabelę XML (dane zostaną przekształcone do formatu tabelarycznego) lub bez stosowania arkusza stylów.
5. Po zaimportowaniu danych możesz je swobodnie analizować i edytować w arkuszu Excela.
Gdzie są dostępne sprawozdania finansowe?
Sprawozdania spółek wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego są publicznie dostępne w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Aby znaleźć dokumenty konkretnej firmy, wystarczy wpisać jej nr KRS w funkcji „Przeglądarka dokumentów finansowych”. Co ciekawe, nie ma konieczności logowania czy posiadania konta użytkownika.
W repozytorium można przeglądać i pobierać roczne sprawozdania finansowe, bilanse, rachunki zysków i strat, informacje dodatkowe oraz inne dokumenty związane ze sprawozdawczością, które były składane od 2017 roku. Dokumenty dostępne są w formatach XML i PDF, co ułatwia ich dalszą analizę i wykorzystanie do różnych celów.
Ile kosztuje złożenie sprawozdania finansowego?
Złożenie sprawozdania do KRS jest w większości przypadków bezpłatne. Dotyczy to sytuacji, gdy dokonuje tego osoba uprawniona do reprezentacji i której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, a dokumenty składane są przez Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
W sytuacjach, gdy zgłoszenie odbywa się przez system S24, np. gdy zarząd nie ma numeru PESEL ujawnionego w KRS, wiąże się to z opłatą sądową w wysokości 140 zł. Opłata ta obejmuje koszt wpisu w rejestrze przedsiębiorców oraz ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Ponadto, jeśli sprawozdanie wymaga badania przez biegłego rewidenta, należy uwzględnić również koszty takiego audytu, które są dodatkowo płatne, poza opłatami sądowymi.
Autor: Mateusz Laska
- Biegły sądowy przy Sądzie Okręgowym w Warszawie z zakresu wyceny przedsiębiorstw
- Doradca Inwestycyjny nr 570 od 2016r.
- Makler Papierów Wartościowych nr 2931 od 2014r.
Specjalizuje się w wycenie przedsiębiorstw, modelowaniu finansowym, badaniu due diligence, analizie funduszy inwestycyjnych, emitentów akcji i obligacji, ze szczególnym naciskiem na sektor deweloperski/budowlany oraz branżę pożyczkową/windykacyjną. W dotychczasowej karierze zawodowej odpowiedzialny za badanie zdolności kredytowej emitentów, strukturyzowanie transakcji oraz kontakt z inwestorami instytucjonalnymi (TFI, OFE). Aktualnie właściciel Corporate Mind Sp. z o.o. – firmy konsultingowej, która świadczy usługi finansowe dla przedsiębiorstw. Poprzednio dyrektor ds. Inwestycji w jednym z wiodących domów maklerskich na polskim rynku kapitałowym, gdzie nadzorował oraz koordynował transakcje kapitałowe o wartości ponad 600 mln w latach 2018 – 2023.
