Sporządzenie sprawozdania finansowego krok po kroku

Sporządzenie sprawozdania finansowego krok po kroku

25 listopada 2025

Oceń artykuł:

Udostępnij artykuł:

25 listopada 2025

Oceń artykuł:

Udostępnij artykuł:

Sporządzenie sprawozdania finansowego krok po kroku
Rzetelne sporządzenie bilansu jest fundamentem wiarygodnej sprawozdawczości finansowej oraz podstawą do analizy kondycji finansowej przedsiębiorstwa”.
Rzetelne sporządzenie bilansu jest fundamentem wiarygodnej sprawozdawczości finansowej oraz podstawą do analizy kondycji finansowej przedsiębiorstwa”.

Chcesz posłuchać artykułu ?

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Co zawiera sprawozdanie finansowe i jakie dokumenty są dołączane do sprawozdania finansowego.
2. Na co zwrócić uwagę podczas sporządzania sprawozdania finansowego.
3. Kto może być osobą podpisującą sprawozdanie finansowe.

Zbliża się czas sporządzenia sprawozdania finansowego? Nie wiesz, od czego zacząć lub które dokumenty są niezbędne? Ten praktyczny przewodnik przeprowadzi Cię przez każdy etap – od zebrania dokumentacji, przez sporządzenie bilansu, aż po kontrolę i podpisanie sprawozdania. Dowiedz się, jak przygotować dokumenty, które będą nie tylko zgodne z przepisami, ale też przydatne dla Twojego biznesu.

Sprawozdanie finansowe – jakie dokumenty są wymagane?

Do sporządzenia sprawozdania potrzebne są następujące dokumenty i informacje:

Całą tę dokumentację sporządza się w postaci elektronicznej, w plikach możliwych do odczytania przez programy komputerowe. Nawet jeśli wstępnie zostały one sporządzone w postaci papierowej.

Następnie należy podpisać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Uchwały i postanowienia można dołączyć jako skany, jeśli nie są przygotowane elektronicznie.

Sprawozdanie finansowe krok po kroku

Sporządzanie sprawozdania to dość złożony proces, które musi spełniać pewne wymagania. Powinno być przede wszystkim przydatne, wiarygodne, dokładne, zrozumiałe i kompletne.

W tym miejscu jeszcze dodam, że sprawozdania składają się z kilku elementów podstawowych – są to bilans, rachunek zysków i strat oraz dodatkowe informacje. Zdarzają się jednak przypadki, kiedy dodaje się do nich jeszcze 2 elementy. Mowa tutaj o rachunku przepływów pieniężnych i zestawieniu zmian w kapitale własnym. 

Musisz też wiedzieć, że nawet jeśli dysponujesz poszczególnymi materiałami lub informacjami w formie drukowanej, konieczne będzie sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. 

Poniżej opiszę, jak przebiega proces tworzenia typowego sprawozdania.

Etap przygotowawczy

Pierwszym krokiem jest zgromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów księgowych za dany okres sprawozdawczy. Obejmuje to m.in. rejestry sprzedaży i zakupu, ewidencję środków trwałych, dokumenty bankowe, faktury, umowy oraz wszystkie zapisy w księgach rachunkowych.

Równocześnie należy przeprowadzić inwentaryzację majątku, która pozwoli zweryfikować stan rzeczywisty z danymi księgowymi.

Ustalenie salda kont

Kolejny etap polega na sporządzeniu bilansu próbnego, czyli zestawieniu wszystkich kont księgowych wraz z ich saldami. Taki dokument służy jako podstawa do dalszych prac i pozwala sprawdzić, czy księgi są zbilansowane*. Należy również dokonać wszystkich niezbędnych korekt księgowych, np. naliczenia odsetek, amortyzacji czy rezerw.

* zbilansowane księgi rachunkowe – takie, w których suma zapisów po stronie winien (debet) jest równa sumie zapisów po stronie ma (kredyt) na wszystkich kontach księgi głównej. Oznacza to, że obroty i salda kont księgowych są zgodne i wzajemnie się równoważą, co jest podstawą poprawności prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Sporządzenie bilansu

Jest to podstawowy element sprawozdania, który przedstawia stan majątkowy i źródła finansowania jednostki na określony dzień. Jego przygotowanie wymaga pogrupowania sald kont księgowych zgodnie z obowiązującą strukturą określoną przepisami prawa rachunkowego.

Po stronie aktywów wykazuje się aktywa trwałe (wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe, inwestycje długoterminowe) oraz aktywa obrotowe (zapasy, należności, inwestycje krótkoterminowe, środki pieniężne).

Z kolei po stronie pasywów prezentuje się kapitał własny oraz zobowiązania i rezerwy na zobowiązania, z podziałem na te długoterminowe i krótkoterminowe. Długoterminowe to takie, których termin wymagalności przekracza rok, np. kredyty bankowe, obligacje, zobowiązania leasingowe.

Krótkoterminowe zobowiązania są wymagalne w ciągu roku, np. zobowiązania wobec dostawców, podatki, wynagrodzenia, krótkoterminowe kredyty. Rezerwy na zobowiązania to środki odłożone na pokrycie przyszłych, określonych zobowiązań, których termin lub wysokość jest niepewna.

Do najważniejszych zasad sporządzania bilansu należą:

Musisz wiedzieć, że rzetelne sporządzenie bilansu jest fundamentem wiarygodnej sprawozdawczości finansowej oraz podstawą do analizy kondycji finansowej przedsiębiorstwa. 

Przygotowanie rachunku zysków i strat

Rachunek zysków i strat (RZiS) jest kolejnym elementem sprawozdania, który prezentuje wynik finansowy jednostki za dany okres. Pokazuje, jak kształtowały się przychody i koszty, oraz jaki był ostateczny zysk lub strata. Przy jego sporządzaniu można wybrać jeden z dwóch podstawowych układów: kalkulacyjny lub porównawczy.

Nie ma sensu opisywać każdego elementu, który musi się tutaj znaleźć. Polecam zapoznać się ze szczegółami na stronie: Rachunek zysków i strat – Ustawa. Wystarczy zjechać na dół strony ukrytej pod linkiem, a zobaczysz w ramce listę kilku dokumentów, które są opisane jako wzory. Można otworzyć i pobrać zarówno wzór tego rachunku w wariancie kalkulacyjnym, jak i porównawczym. Znajdziemy tam również wzór RZiS dla jednostek mikro.

Poniżej znajdziesz tabelę porównującą układ kalkulacyjny i porównawczy w RZiS:

Cecha Układ kalkulacyjny Układ porównawczy
Sposób prezentacji
Forma drabinkowa, pokazuje kolejne etapy osiągania wyniku finansowego
Grupy przychody i koszty według ich rodzajów, niezależnie od funkcji w przedsiębiorstwie
Zastosowanie
Szczególnie użyteczny w przedsiębiorstwach produkcyjnych
Często wybierany przez przedsiębiorstwa handlowe i usługowe
Analiza kosztów
Pozwala na szczegółową analizę kosztów wytworzenia oraz kontrolę rentowności na różnych etapach działalności
Umożliwia szczegółową analizę struktury kosztów według rodzaju, przydatny do oceny efektywności zarządzania kosztami
Przydatność analityczna
Kontrola rentowności na etapach produkcji
Identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji kosztów
Dostosowanie do działalności
Często wybierany przez firmy produkcyjne
Preferowany przez firmy handlowe i usługowe

Przy sporządzaniu RZiS należy stosować:

Dodam jeszcze, że wybór metody dostosowany jest do specyfiki działalności – np. przedsiębiorstwa produkcyjne często wybierają wariant kalkulacyjny, a handlowe czy usługowe – porównawczy. Przy wyborze układu bierze się też pod uwagę potrzeby analityczne danej jednostki. 

Rachunek przepływów pieniężnych – jak go opracować?

Przechodzimy teraz do jednego z elementów dodatkowych, czyli RPP. Jest to jeden z ważniejszych elementów sprawozdania finansowego, który umożliwia ocenę zdolności przedsiębiorstwa do generowania i wykorzystywania środków pieniężnych w trzech podstawowych obszarach: operacyjnym, inwestycyjnym i finansowym.

Rachunek przepływów pieniężnych, jako integralna część sprawozdania finansowego, wymaga precyzyjnego i systematycznego podejścia do jego sporządzania. Oprócz podziału na działalność operacyjną, inwestycyjną i finansową, istotna jest jeszcze jedna rzecz. Przy jego przygotowaniu warto uwzględnić też specyfikę działalności przedsiębiorstwa oraz zasady rachunkowości, które wpływają na klasyfikację i prezentację poszczególnych przepływów.

Metoda bezpośrednia polega na wykazaniu rzeczywistych wpływów i wydatków pieniężnych, co daje przejrzysty obraz faktycznych przepływów gotówkowych w danym okresie. Wymaga to szczegółowej analizy dokumentacji źródłowej, do której należą faktury, wyciągi bankowe czy raporty kasowe, co może być czasochłonne, ale pozwala na dokładne odzwierciedlenie sytuacji finansowej.

Metoda pośrednia natomiast zaczyna się od wyniku finansowego netto, który jest następnie korygowany o pozycje niepieniężne, czyli np. amortyzację, rezerwy czy zmiany stanu należności i zobowiązań. Dzięki temu można w efektywny sposób przejść od wyniku księgowego do rzeczywistych przepływów pieniężnych, co jest szczególnie przydatne w analizie zdolności firmy do generowania gotówki.

Ważnym aspektem sporządzania rachunku przepływów pieniężnych jest także zapewnienie spójności danych z pozostałymi elementami sprawozdania, zwłaszcza z bilansem i rachunkiem zysków i strat. Niezgodności mogą wskazywać na błędy w księgowaniach lub nieprawidłowości w raportowaniu.

Powinieneś też wiedzieć, że zgodnie z obowiązującymi standardami rachunkowości i przepisami prawa, przedsiębiorstwa są zobowiązane do stosowania jednolitych zasad klasyfikacji przepływów. Ułatwia to porównywalność danych nie tylko między różnymi okresami, ale i podmiotami.

Przygotowanie zestawienia zmian w kapitale własnym

Teraz omówię drugi z elementów dodatkowych. Jego celem jest dostarczenie szczegółowych informacji o zmianach w poszczególnych składnikach kapitału własnego oraz przyczynach tych zmian.

Sporządzane jest ono przede wszystkim przez jednostki, których sprawozdania podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, czyli m.in. spółki akcyjne, banki, zakłady ubezpieczeń oraz inne podmioty spełniające określone kryteria wielkości i działalności. 

Proces tworzenia tego zestawienia polega na wykazaniu kapitału własnego na początek okresu, uwzględnieniu korekt błędów oraz zmian w poszczególnych jego składnikach. Obejmuje to m.in. kapitał podstawowy, kapitał zapasowy, kapitał z aktualizacji wyceny, zyski lub straty z lat ubiegłych oraz wynik netto za dany okres.

W zestawieniu tym uwzględnia się również przychody i koszty odnoszone bezpośrednio na kapitał własny, które nie przechodzą przez RZiS. Są to korekty wyceny instrumentów finansowych czy operacje związane z akcjami własnymi.

Dodam jeszcze, że takie zestawienie powinno być sporządzone z odpowiednią szczegółowością, która umożliwiałaby odbiorcom sprawozdania analizę dynamiki i struktury zmian kapitału własnego oraz ocenę ich wpływu na sytuację finansową jednostki.

Dla mniejszych jednostek, czyli np. mikro- i małych przedsiębiorstw, istnieją uproszczenia – mogą one nie sporządzać tego zestawienia, a informacje o zmianach kapitału ujawniają w dodatkowej informacji.

Sporządzenie informacji dodatkowej

Informacja dodatkowa jest integralną częścią sprawozdania finansowego i pełni funkcję kluczowego uzupełnienia danych liczbowych zawartych poszczególnych częściach tego dokumentu. Jej celem jest przedstawienie szczegółowych objaśnień do poszczególnych pozycji sprawozdania.

Zawiera też opis stosowanych zasad rachunkowości (polityki rachunkowości), a także dodatkowych informacji o sytuacji finansowej jednostki oraz innych danych wymaganych przepisami prawa.

Podczas sporządzania informacji dodatkowej należy zawrzeć wprowadzenie do sprawozdania, które obejmuje podstawowe dane o jednostce. Będą to m.in.:

Przygotowując tę część, należy opisać przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, w tym metody wyceny aktywów i pasywów, amortyzacji, ustalania wyniku finansowego oraz sposób sporządzenia sprawozdania finansowego (w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru). 

Trzeba też przedstawić szczegółowe objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych (2 ostatnie elementy opcjonalnie). W tej części ujawniamy dodatkowe informacje, które są wymagane przepisami, np. proponowany podział zysku lub pokrycie straty, dane dotyczące pracowników i organów jednostki, zdarzenia po dniu bilansowym, oraz inne istotne informacje wpływające na ocenę sytuacji finansowej.

Ważne, aby zachować przejrzystość, kompletność i jasność prezentowanych informacji.  Dodam też, że stosuje się tutaj formę opisową, tabelaryczną lub mieszaną, która jest dostosowana do specyfiki jednostki i potrzeb odbiorców danego sprawozdania. 

Musisz też pamiętać, aby przygotować taką dokumentację w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego. Warto wspomnieć, że jej sporządzenie jest często najbardziej czasochłonną częścią całego procesu sprawozdawczego, ze względu na konieczność zebrania i usystematyzowania wielu szczegółowych danych i objaśnień.

Na koniec dodam jeszcze jedną rzecz. Co prawda Ustawa o rachunkowości nie narzuca sztywnego wzoru ani kolejności prezentacji informacji dodatkowej, ale zgodnie z dyrektywą UE zaleca się, aby objaśnienia były przedstawiane w kolejności odpowiadającej następującemu układowi: bilans, RZiS, zestawienie zmian w kapitale własnym i RPP. W ten sposób ułatwiamy analizę danych i ich porównywanie. 

Kontrola i weryfikacja

Przechodzimy teraz do końcowego etapu w procesie sporządzania sprawozdania finansowego. Jego celem jest zapewnienie rzetelności i zgodności z obowiązującymi przepisami. 

Dlatego też przed finalizacją należy przeprowadzić dokładną kontrolę arytmetyczną wszystkich elementów sprawozdania, sprawdzić zgodność danych między poszczególnymi częściami oraz zweryfikować kompletność i poprawność wszystkich informacji.

Ten etap jest niezwykle ważny, ponieważ gwarantuje wiarygodność, rzetelność i użyteczność sprawozdania dla jego użytkowników, np. właścicieli, inwestorów, kredytodawców, organów podatkowych czy analityków finansowych. Jak wiadomo, błędy lub niezgodności w sprawozdaniu mogą prowadzić do błędnych decyzji gospodarczych, problemów z audytem oraz konsekwencji prawnych i wizerunkowych dla jednostki.

Zresztą współczesne systemy raportowania finansowego, w tym aplikacje do ich sporządzania (np. e-Sprawozdania Finansowe), często posiadają wbudowane mechanizmy walidacji. W ten sposób automatycznie sprawdzają zgodność danych i formatu (np. plików XML), co znacząco wspomaga proces kontroli i weryfikacji.

Po pomyślnym przejściu wszystkich etapów kontroli, sprawozdanie jest gotowe do podpisania przez osoby odpowiedzialne i dalszego procedowania (np. zatwierdzenia przez odpowiednie organy i złożenia do właściwych rejestrów).

Zatwierdzenie sprawozdanie finansowego i jego podpisanie

Ostatnim etapem jest zatwierdzenie sprawozdania przez odpowiednie organy jednostki (zarząd lub wspólników). Następnie pozostaje już tylko podpisać sprawozdanie finansowe, co mogą zrobić jedynie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.

Sprawozdanie finansowe może podpisać np. kierownik jednostki, czyli osoba, która zarządza przedsiębiorstwem. W zależności od formy prawnej może to być zarząd spółki, właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej, wspólnicy prowadzący sprawy spółki cywilnej lub jawnej itp.

Poza tym do podpisu sprawozdania zobligowana jest również osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy. Dodatkowo, podpisy pod sprawozdaniem mogą być składane w formie elektronicznej, wykorzystując do tego np. kwalifikowany podpis elektroniczny.

Dokument ten można podpisać też za pomocą profilu zaufanego, czyli – potocznie mówiąc – podpisem zaufanym,  albo podpisem osobistym. Format sprawozdania to zazwyczaj plik XML, który jest podpisywany kolejno przez osoby do tego uprawnione. 

Cały proces wymaga nie tylko znajomości przepisów, czyli musi być przeprowadzony zgodnie z Ustawą o rachunkowości, ale także umiejętności analitycznego myślenia. Ważna jest tutaj dbałość o szczegóły, ponieważ sprawozdanie stanowi podstawę oceny sytuacji finansowej jednostki przez różne grupy interesariuszy. 

Jeszcze jedna ważna kwestia. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, czyli np. zarząd spółki akcyjnej czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wystarczy, aby sprawozdanie podpisała co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Pod warunkiem, że pozostali członkowie złożą pisemne oświadczenie potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w Ustawie o rachunkowości.

Odmowa podpisu sprawozdania finansowego lub odmowa złożenia takiego oświadczenia musi być poparta pisemnym uzasadnieniem. Co więcej, tego typu oświadczenia są dołączane do sprawozdania.

Składanie sprawozdań finansowych 

Na sam koniec pozostaje już tylko złożyć sprawozdanie finansowe do właściwego organu w zależności od rodzaju i rejestru naszej działalności. Jednostki wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) składają sprawozdania finansowe elektronicznie do KRS za pośrednictwem portalu eKRS, głównie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).

Podatnicy, którzy prowadzą księgi rachunkowe i nie są wpisani do KRS (np. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą) składają sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Robią to za pomocą dedykowanej aplikacji lub interfejsu webAPI, zwykle w terminie składania zeznania podatkowego.

Dodam jeszcze, że do sporządzenia sprawozdania finansowego zobligowane są podmioty prowadzące pełną księgowość, niezależnie od formy prawnej, które podlegają ustawie o rachunkowości lub wybrały tę formę ewidencji.

Zaciekawiła Cię ta tematyka i chciałbyś dowiedzieć się czegoś więcej? Zachęcam do zapoznania się z następującymi wpisami:

Podsumowanie

Sporządzenie sprawozdania to złożony, ale niezbędny proces dla każdego przedsiębiorcy. Kluczowe jest zachowanie kompletności, rzetelności i zgodności z przepisami na każdym etapie prac. Dobrze przygotowane sprawozdanie nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także stanowi wartościowe źródło informacji o kondycji firmy.

Główne wnioski:

1. Dobrze przygotowane sprawozdanie jest nie tylko obowiązkiem ustawowym, ale także narzędziem analizy, i zarządzania przedsiębiorstwem 
2. Przed finalizacją sprawozdania należy dokładnie skontrolować zgodność danych i kompletność informacji, aby uniknąć błędów i zapewnić wiarygodność dokumentacji.
3. Przestrzeganie wszystkich etapów i wymogów procesu minimalizuje ryzyko błędów, problemów z audytem oraz konsekwencji prawnych i wizerunkowych dla firmy. Dotyczy to również terminu sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

FAQ

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który przedstawia uporządkowany obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa na określony dzień bilansowy oraz wyniki jego działalności za dany okres, zwykle koniec roku obrotowego*. Zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności firmy, w tym informacje o jej majątku, źródłach finansowania, przychodach, kosztach i wynikach finansowych, a także dodatkowe objaśnienia i dane uzupełniające. Jego celem jest dostarczenie rzetelnych i wiarygodnych informacji dla różnych użytkowników zewnętrznych, np. inwestorów, wierzycieli czy organów podatkowych. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień bilansowy.

* rok obrotowy zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym i kończy się 31 grudnia. 

W Polsce od 1 października 2018 roku sprawozdania muszą być sporządzane wyłącznie w formie elektronicznej. Oznacza to, że należy przygotować go jako plik elektroniczny w określonym formacie i strukturze logicznej, najczęściej w formacie XML zgodnym ze strukturą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. 

Oznacza to przygotowanie uporządkowanego zestawu informacji liczbowych i opisowych, które przedstawiają sytuację majątkową, finansową oraz wyniki działalności jednostki gospodarczej na określony dzień bilansowy lub za dany okres.
Sprawozdanie to obejmuje przede wszystkim bilans, RZiS oraz informację dodatkową. 
Sporządzenie sprawozdania jest obowiązkiem wynikającym z Ustawy o rachunkowości i musi być wykonane zgodnie z określonymi przepisami i zasadami rachunkowości. Musi też być przygotowane w określonym terminie (3 miesięcy od dnia bilansowego).

Dokument ten powinien być sporządzony, zatwierdzony i złożony zgodnie z określonymi terminami:
Sporządzenie go następuje nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Czyli dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten przypada na 31 marca następnego roku. W przypadku sprawozdań za rok 2024, był to więc 31 marca 2025 r. 
Zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca (przy roku kalendarzowym). Złożenie zatwierdzonego sprawozdania finansowego do właściwego rejestru (np. KRS) musi nastąpić w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia, co zwykle oznacza termin do 15 lipca.

Autor: Mateusz Laska

Specjalizuje się w wycenie przedsiębiorstw, modelowaniu finansowym, badaniu due diligence, analizie funduszy inwestycyjnych, emitentów akcji i obligacji, ze szczególnym naciskiem na sektor deweloperski/budowlany oraz branżę pożyczkową/windykacyjną. W dotychczasowej karierze zawodowej odpowiedzialny za badanie zdolności kredytowej emitentów, strukturyzowanie transakcji oraz kontakt z inwestorami instytucjonalnymi (TFI, OFE). Aktualnie właściciel Corporate Mind Sp. z o.o. – firmy konsultingowej, która świadczy usługi finansowe dla przedsiębiorstw. Poprzednio dyrektor ds. Inwestycji w jednym z wiodących domów maklerskich na polskim rynku kapitałowym, gdzie nadzorował oraz koordynował transakcje kapitałowe o wartości ponad 600 mln w latach 2018 – 2023.

Poszukaj innych materiałów w tym temacie

Najnowsze artykuły dostępne w Akademii

Przewijanie do góry